För att registrera en patient med ej Svenskt personnummer - reservnummer gör så här:

1. Via startsidan under rubriken Sök/skapa patient – vid Personnummertyp ändrar man via listpilen från Svenskt personnummer till Annat
2. Vid Personnummer fyller man i aktuella uppgifter och trycker på Enter-tangenten eller klickar på Sök/skapa
3. Under Patientinformation  fyller man manuellt i de uppgifter som är obligatoriska och som saknas, eftersom det inte finns uppgifter som kan hämtas från Folkbokföringsregistret som vid val av Svenskt personnummer.
4. Därefter kan registrering av åtgärd utföras.

Obs –  att vid sökning av en registrerad/klarmarkerad åtgärd på en patient med ej Svenskt personnummer måste man välja Annat  som personnummertyp innan man fyller i aktuella uppgifter i rutan för Personnummer för att hitta rätt patient i registret.

Det finns två saker som inte går att korrigera i efterhand, behandlingsdatum samt sjukhus.

Om registreringen är felaktig så måste den tas bort för att sedan registreras in på nytt.

Gör så här:

Klicka på den aktuella registreringen, klicka på knappen Journal längst ner i registreringsformuläret för att få en utskriftsvänlig version av registreringen. Välj Skriv ut, kontrollera att samtlig information finns med och radera därefter den felaktiga registreringen. Om det redan har kommit upp en 30-dagarsuppföljning så måste man ta bort denna innan man kan ta bort registreringen.

Är patienten registrerad på fel sjukhus kontakta Nationell koordinator för hjälp med detta.

Varför kan jag se läkarens namn i listan över operatörer, men inte i scrollisten i registreringsfomuläret?

• Kontrollera att rätt datum finns angivet för operatörsbehörighet, fr..om datum under Administrera operatör

• Det kan vara så att en behörighet är tilldelad efter det datum som gäller för åtgärden.

• Sök aktuell läkare under administrera>operatörer>klicka på namnet> skriv ett nytt datum på giltighet from. som är tillräckligt långt bakåt i tiden, så att den sparade åtgärden går att registreras i läkarens namn.

Ja det skall registreras som en ERCP när stent dras. En del använder koden för gastroskopi med stentdragning, men det är fel.

I ERCP-formuläret registreras avbruten eller misslyckad ERCP under rubriken Undersökningen genomförs som planerat. Denna rubrik ligger efter rubriken Farmaka i formuläret och har tre underliggande rubriker med alternativ att svara på.

1. Kunde undersökningen genomföras som planerat – med svarsalternativ JA eller Nej

Vid svar Nej kommer det fram en följdfråga:

2. Fick undersökningen avbrytas – med svarsalternativ – Nej, Avbruten före kanylering, Avbruten efter kanylering

Väljer man alternativet avbruten före kanylering släcks en del variabler ner som är inte aktuella att svara på.

Den sista rubriken under detta avsnitt som ska fyllas i är:

3. Orsak till avbruten undersökning – med svarsalternativ - Kirurgisk komplikation, Medicinsk komplikation, Orolig patient/bristfällig sedering, Medicinteknisk komplikation

Därefter följer man och registrerar de variabler som finns kvar i formuläret för att sedan som vanligt spara och klarmarkera.

När operatören har beslutat att göra en ERCP skall det alltid registreras i GallRiks. Detta gäller även i de fall där skopet endast har kommit förbi tandraden och ingreppet inte har lyckats att utföras. Alla ERCP-försök ska registreras i GallRiks.

Inför ett validerings-/monitoreringsbesök skickas ut till aktuell verksamhetschef ett uppdragsavtal för valideringen samt en sekretessförbindelse som skall skrivas under och skickas åter till GallRiks.

Handlingarna skickas även för kännedom till ansvarig GallRiksläkare och koordinator. Koordinatorn får även ett formulär med ett antal frågor kring uppdraget som koordinator ska fylla i och som utgör underlag inför samtal med aktuell monitor vid besöket.

Monitorn kontaktar därefter kontaktperson på enheten för bokning av aktuellt datum för besöket.

Monitorn behöver en arbetsplats, inlogg till ev. datajournal och eventuellt viss assistans i början att hitta i journalen.

Tid för samtal tillsammans mellan den ansvarige läkaren, dig som koordinator samt monitorn ska finnas. Det kan vara ett lunchmöte eller cirka 30-45 minuter på eftermiddagen.

Vid eventuella oklarheter eller frågor kontakta mig:

Lise-Lott Prebner
gallriks@rjl.se

Längst ner i uppföljningsregistreringen finns det ett fält som heter Kommentar från koordinatorn. Det som skriv in i detta fält kommer inte med i registreringen, utan är enbart till för koordinatorns administration. Här finns möjlighet för koordinatorn att göra noteringar om varför registreringen ej är klar, t.ex. avvaktar PAD-svar. När det finns en inskriven kommentar i detta fält visas det på startsidan under ej klarmarkerade registreringar med ett rött utropstecken. Om man håller muspekaren över utropstecknet visas kommentaren. På detta sätt behöver man inte klicka in på registreringen för att se varför den ligger kvar på startsidan.

I de fall när du inte kommer åt patientjournalen för att kunna utföra uppföljningen kan du kontakta den lokala koordinatorn på den aktuella enheten/kliniken och be om hjälp med att kontrollera om det blivit några komplikationer efter åtgärden eller kontakta patienten på telefon för att göra uppföljningen.

Gallopererade patienter som ligger kvar över natten på observationsplats får här ett öppenvårdsbesök och inskrivna som dagkirurgi. Jag registrerar inte detta som en inläggning, det vill säga utskrivning dag 2. Detta är oftast orsakat av sen operationsstart eller illamående efter narkos och inte på grund av komplikation.

Svar: Patienter som planeras som dagkirurgi ska registreras av operatören som dagkirurgi. Om det sedan är så att patienten får stanna kvar så kommer det att synas i er uppföljning, eftersom utskrivningsdagen har ett annat datum. Man skall inte gå in och ändra i operatörens registrering till inneliggande!

När registrerar vi pankreatit som en komplikation?

När S-amylas är mer än 3 gånger normalvärdet och buksmärtor under längre tid än 24 timmar.

•  Om Ja - vilken svårighetsgrad på pankreatiten?
•  Lätt/måttlig - ej krävt vård på IVA.
•  Svår - krävt IVA-vård.

Ska en ytlig sårinfektion registreras i GallRiks som en komplikation?

Ja, en ytlig sårinfektion ska registreras  eftersom vi numera har Clavien-Dindo index graderas en ytlig sårinfektion, med valalternativet nedan, CD1 Ingen åtgärd:  

Valalternativ: 

CD1 Ingen åtgärd 
CD2 Farmakologisk/Bedside
CD3a Ingrepp UTAN narkos
CD3b Ingrepp MED narkos
CD4a IVA: Organsvikt
CD4b IVA: Multi-organsvikt
CD5 Död

Vid förra koordinatormötet 6 februari beslutades att det inte ska göras några mer 6 månadersuppföljningar. För att få bort dem från startsidan så måste ni gå in på registreringen och fylla i dagens datum samt välja uppgift saknas i frågan angående komplikation. Andelningen till att vi inte har plockat bort den helt beror på att de kliniker där SF36 används har uppföljningen som en påminnelse om att det är dags att skicka ut en enkät. Detta är något som kommer att ändras på framöver men tills vidare så måste det vara kvar.

Det är inte alltid att svaret från patologen passar in på de alternativ som finns att välja på i GallRiks.

Det går inte heller att välja två alternativ så vid svårigheter att välja, registrerar man det som är allvarligast. Det är viktigast att fånga ev. adenom och cancer. Kronisk kolecystit är allvarligare än kolesterolos, akut kolecystit är allvarliga än kronisk kolecystit, adenom är allvarligare än akut kolecystit och cancer är allvarligast av dom alla.

Här följer några exempel på likvärdiga begrepp:

•  Kolelitiasis~normal gallblåsa med sten
•  
• Gangränös gallblåsa~akut kolecystit
•  
• Flegmonös choelcystit~akut cholecystit
•  
• Gallblåsa med fibros och inflammation~kronisk cholecystit
•  
• Hyalinsklerotisk fibros~kronisk cholecystit

Ska jag registrera det som en komplikation om patienten får tillbringa ett extra dygn på sjukhuset på grund utav att patienten inte kan kissa efter sin operation?

 Ja, registrera detta under övriga komplikationer.

• Utförs det en operation och ERCP-undersökning med samma datum kommer uppföljningen på operationen
• Utförs en ERCP-undersökning inom 30 dagar efter operationen kommer uppföljningen på operationen
• Utförs en ERCP-undersökning 30 dagar efter operationen kommer uppföljningen på ERCP-undersökningen
• Utförs det flera ERCP-undersökningar, några dagar efter varandra kommer uppföljningen på den första ERCP-undersökningen

Vid ERCP-uppföljningen har det tillkommit en fråga; större operation.

När patienten har genomgått en större operation vid vårdtillfället för ERCPn ska det registreras här.Denna fråga har tillkommit för att förklara en ev. onormalt lång vårdtid. 

Det gäller inte en galloperation eftersom den redan finns registrerad

Varför kan jag se läkarens namn i listan över operatörer, men inte i scrollisten i registreringsfomuläret?

• Kontrollera att rätt datum finns angivet för operatörsbehörighet, fr..om datum under Administrera operatör

• Det kan vara så att en behörighet är tilldelad efter det datum som gäller för åtgärden.

• Sök aktuell läkare under administrera>operatörer>klicka på namnet> skriv ett nytt datum på giltighet from. som är tillräckligt långt bakåt i tiden, så att den sparade åtgärden går att registreras i läkarens namn.