Alla vårdgivande enheter som utreder eller följer upp personer med kognitiv sjukdom/demenssjukdom kan ansluta sig till SveDem. Det gäller vårdgivare från såväl regioner, kommuner som privata vårdföretag. För anslutning krävs ett avtal mellan din enhet och SveDem.
För specialist- och primärvård skriver verksamhetschefen på varje enhet avtalet med SveDem. I avtalet anger man en lokalt ansvarig administratör/kontaktperson som i sin tur kan lägga upp lokala användare på enheten. Som kontaktperson är man också den som får all information från SveDem och ansvarar för att sprida den vidare till övrig personal.
Kommuner skriver ett övergripande avtal för enheter som drivs i kommunal regi och bifogar en lista på de enheter man önskar ansluta. En person som är behörig att teckna avtal för kommunens räkning kan underteckna. I Stockholm skriver varje stadsdel ett eget avtal.
Inom kommunal verksamhet utses en kommunalt ansvarig administratör/kontaktperson som ansvarar för inloggningar för personer inom kommunens samtliga verksamheter, särskilda boenden och hemsjukvård med omsorgsinsatser. Den kommunalt ansvariga administratören kan lägga upp lokala koordinatorer på varje SÄBO och lokal koordinator kan i sin tur lägga upp lokala användare på enheten. Kommuner kan även ansluta enheter för hemsjukvård med omsorgsinsatser (HEMO). Ofta är det en fördel om den kommunalt ansvariga administratören har någon form av övergripande tjänst inom kommunen, såsom MAS, demenssköterska eller liknande. Den kommunalt ansvariga administratören/kontaktpersonen ansvar för att vidarebefordra information från SveDem till övrig personal inom kommunen.
Privat vårdgivare som arbetar på uppdrag åt en kommun skriver ett avtal per verksamhet inom respektive kommun och utser en egen kommunalt ansvarig administratör/kontaktperson som ansvarar för inloggningar för personer i den egna verksamheten.
Särskilda boenden kan anslutas som en enhet, men finns det flera avdelningar på boendet är det att föredra att lägga upp varje avdelning som egna enheter, så att man kan se sin egna avdelnings resultat.
Det är fördelaktigt att lägga upp kommunens samtliga enheter direkt, även om det naturligtvis går att lägga till enheter i efterhand. Om en kommun redan har ett avtal går det bra att den kommunalt ansvariga administratören skickar in en lista på enheter man vill lägga till.
I SveDem krävs E-tjänstekort (SITHS-kort) för att inloggningen skall vara säker.